La capacitación consiste en una actividad planeada y basada en necesidades reales de una empresa u organización y orientada hacia un cambio en los conocimientos, habilidades y actitudes del colaborador. Es la función educativa de una empresa u organización por la cual se satisfacen necesidades presentes y se prevén necesidades futuras respecto de la preparación y habilidad de los colaboradores.
Además de cumplir con su labor de formar a la persona, incrementa la motivación del grupo que realiza tareas y mejora el clima laboral; permite que las empresas y los empleados estén a la vanguardia de los procesos y usos de la tecnología y mejora la imagen de la empresa. Si la capacitación se ejecuta correctamente, la inversión regresará tanto a corto como a largo plazo. Y a largo plazo, la empresa obtendrá mayores beneficios si logra concentrar el conocimiento obtenido por sus empleados y administrarlo adecuadamente. La inversión en la capacitación y desarrollo del personal trae grandes ventajas a la persona, a la empresa e incluso a la comunidad.
Debe destacarse, sin embargo, que la capacitación no es una panacea. No resuelve todos los problemas de la organización. La capacitación es parte de un proceso que requiere un diagnóstico y una planeación adecuada, así como estar alineada con las necesidades y los valores de una empresa. Debe ser entregada por personal preparado y debe ser evaluada adecuadamente. Asimismo, debe estar orientada a mejorar el desempeño del trabajador.
En los momentos actuales, en que la tecnología está al alcance de la gran mayoría de las empresas, la posibilidad de educar a los empleados para realizar tareas nuevas en poco tiempo es lo que ayuda a construir una ventaja competitiva. Señalemos los beneficios que con la capacitación obtendrían las empresas: a) La relación entre empleado y la empresa se fortalece. b) El personal capacitado realizará sus tareas adecuadamente, c) Mejora la comunicación entre los empleados, d) La empresa contribuye con la formación de líderes y dirigentes para la comunidad, e) Se incrementa la rentabilidad de la empresa.
El trabajador, por su parte, se beneficia al recibir capacitación: a) Toma decisiones más acertadas y resuelve mejor los problemas, b) Logra sus metas individuales más fácilmente, c) Se prepara para desempeñar tareas más complejas y acceder a puestos superiores, d) Refuerza la relación que tiene con la empresa, e) Incrementa su autoestima y satisfacción laboral al resolver o prevenir incidentes, e) Crece su conocimiento o habilidad acerca de un tema específico.
Uno de los errores más grandes en tiempo de crisis es reducir el presupuesto de la capacitación. La inversión en el capital intelectual es una de las mejores formas de incrementar la productividad de la empresa y de la sociedad. En la economía del conocimiento, el saber utilizar los recursos disponibles permite crear riqueza más rápidamente o hacer que las empresas pierdan grandes cantidades de dinero en poco tiempo.
La capacitación debería tener un análisis previo para evaluar en qué parte de la organización es necesario mejorar o resolver un problema, o simplemente actualizar la información de todos los días. Esto lo debe analizar la persona encargada de diseñar o seleccionar un programa de capacitación. Cada vez más empresarios, directivos y en general líderes de instituciones, se han abierto a la necesidad de contar para el desarrollo de sus organizaciones con programas de capacitación y desarrollo que promueven el crecimiento personal e incrementan los índices de productividad, calidad y excelencia en el desempeño de las tareas laborales.
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